ホラクラシーMTGサポート

ファシリテーター ・セクレタリーサポート

Otasuketaiホラクラシー憲法に則ったMTG(タクティカルMTGガバナンスMTG)のファシリテーター ・セクレタリーを担当し、参加者がMTGに集中できるようにサポートしています。 Otasuketaiが普段関わりのないロールやサークルのサポートも円滑に行うために、ファシリテーター・セクレタリーのロールとして発言を求められた場合以外で発言を行いません。(チェックインラウンド&クロージングラウンドでは発言をします)

ファシリテーターサポート

MTGを円滑に進め、より多くのテンションや議題を解決するためにOtasuketaiのファシリテーターサポートでは、アジェンダ処理を以下の方針で進めます。

【アジェンダ優先度】

・ファシリテーターはアジェンダの提案者に対して「今週処理すべき議題の有無」を確認をします。

・今週解決すべき議題を優先して取り扱います。

・ガバナンスで選挙がある場合、選挙を最優先に取り扱います。

・優先度の高いものがなければ、リストの上から順にアジェンダを処理します。

・(今週解決すべき議題がない場合は)時間内に処理できないアジェンダは次回にまわします。

【時間管理】

・アジェンダの提案者は、アジェンダのタイトルの最初の部分に「処理時間の目安」を記入してください。  

​ それに基づきセクレタリがタイマーで時間をセットし、MTGを進行します。

※処理時間の目安の決定は、アジェンダの重要度を理解している提案者本人に委ねます。

 

【アジェンダ処理方法】

・提案者はファシの「何が必要ですか?」の問いに必要な解決方法を提示してください。

///共有・特定の参加者に意見を聞く、全員に意見を聞く、質問のあるひとだけに挙手してもらい意見を聞く、アクション作成希望等

・時間内に処理しきれなかったアジェンダ処理については、アジェンダ提案者にどうするか確認します。

///臨時MTGの開催or翌週以降に処理など

 

セクレタリーサポート

安定したMTGの運営と記録のためにOtasuketaiのセクレタリーサポートでは、予定調整や議事録に関して以下の方針で進めます。

予定調整についての方針

【予定調整について】

祝日/全体休暇でMTGが流れないようにカレンダー上で事前に日程を調整します。

・参加者に対して「現状のMTGの回数は適切なのか?」を確認するために、同名の議題を定期的にタクティカルMTGで取り扱わせていただきます。

MTGに新しい参加者を追加したい場合は、事前にSlackでセクレタリーに報告してください。

 

【MTG臨時開催の予定調整について】

・カレンダー上で参加者が完全に空いてる日・参加者数が多い候補日を提示します。

 その後は参加者で調整してもらい、決定した日時をカレンダーとholaspritに反映させます。

【参加できない場合】

参加できない時は同じロールの中から代理を出すことができます。

 代理を出す際は、MTGへ招待をする必要があるため、事前にセクレタリーにご連絡ください。

議事録についての方針

【議事録について】

Google Meetで録画します。

holaspiritのレポート(アジェンダ-ディスクリプション)の部分にセクレタリーが記録します。

 MTGの成果をholaspiritに反映します。

過去のMTGは、Slackholaspiritのレポートと録画のURLを投稿しているので、そこからご確認ください。

 

協力していただきたいこと

OtasuketaiがホラクラシーMTGをサポートする上で、MTG参加者の皆様にご協力をお願いしたいことがあります。
​ホラクラシー憲法に則り、限られた時間のなかで円滑に
MTGを進めるために、以下の項目に関してご理解とご協力をお願いします。

【チェックリスト】

・進捗の具体的な説明や補足は不要です。

「完了した」か「していないか」だけを共有してください。

【メトリクス チェックリスト プロジェクト アクション】

・アサインに関して、ファシリテーターはホラスピリット上の情報だけを参照して進行します。アサインや内容に変更がある場合はその場で教えてください。

・何か問題が起きていたら「テンション」としてアジェンダで共有してください。ここでの話し合いは受け付けません。

【アジェンダ】

・できるだけ以下のアジェンダテンプレートに基づいてアジェンダを記入してください。

・事前にアジェンダ処理にかかる目安の合計時間を確認するため、提案者にはアジェンダタイトルに希望処理時間目安を記入していただきたいです。

//例) [15分]OtasuketaiからMTGサポートについての共有

・ファシとアジェンダ提案者以外で発言したいときは挙手を徹底してください

<タクティカルMTGアジェンダテンプレート>

タイトル:[15分]Otasuketai MTGサポートについて

①テンションの内容(添付資料があれば添付)

②テンションをどう処理したいのか(報告のみ or 〜に意見を聞きたいなど)

③意見を聞きたい相手(全員or 特定のロールなど)

 

 <ガバナンスMTGの提案の要件

 

提案を有効にするには、提案者は以下のすべての項目を満たさなければなりません。

(a) 提案者のロールのいずれかのためにこの提案が対処しようとするひずみを記述できること。

(b) そのひずみを記述する過去または現在の状況の実例を共有できること。

(c) その実例について、この提案がそのひずみをどのように軽減するかについての合理的な説明ができること。

<ガバナンスMTGアジェンダテンプレート>

 

タイトル:[15分]Otasuketai チームのポリシーを変更したい

①ひずみの内容(実例を入れる)

②ひずみを解決するための提案の内容(ロールの作成・ポリシーの変更など)

​③この提案がどのようにひずみを軽減するか

meeting resultsに提案をあらかじめ入れていただけるとスムーズです。